檔案是組織內(nèi)部規(guī)范的知識(shí)，是組織存在的歷史依據(jù)，做好檔案管理工作是一個(gè)組織健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是組織管理工作的一部分，是提高組織工作質(zhì)量和工作效率的基礎(chǔ)條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，是衡量一個(gè)組織管理水平的重要尺度。成都吉福匯認(rèn)為，綜合檔案管理體系應(yīng)該承載檔案的全生命周期管理。

因此，檔案數(shù)字化工作是綜合檔案管理得以全面驅(qū)動(dòng)的基礎(chǔ)，那么，什么是有效的實(shí)施方法呢？

一、數(shù)字化實(shí)施過程的管理工作

由辦公室集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理并實(shí)施。

統(tǒng)一管理可以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，協(xié)調(diào)進(jìn)度，并可提高效率，降低成本。

二、盡量收集電子文檔

目前，文檔信息的處理大都已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，所以，及時(shí)和盡可能全面的收集電子文檔，不但可降低檔案資料數(shù)字化的成本，提高檔案資料數(shù)字化的效率，也可改善檔案資料利用效果。

三、數(shù)字化過程的流程管理

隨著數(shù)字化技術(shù)的改善，以及數(shù)字化實(shí)施管理經(jīng)驗(yàn)的積累，會(huì)博通已將數(shù)字化處理過程開發(fā)成規(guī)范化的數(shù)字化流程管理計(jì)算機(jī)程序，使實(shí)體檔案資料的數(shù)字化工作依程序規(guī)范、有序的進(jìn)行，并且，能像飛機(jī)上的黑匣子一樣詳細(xì)、具體且無聲無息的記錄整個(gè)數(shù)字化處理過程，以方便管理、統(tǒng)計(jì)與責(zé)任劃分。

四、掃描文件通過OCR識(shí)別，以方便利用和搜索

采用合適的掃描設(shè)備，其自帶的軟件即可進(jìn)行OCR識(shí)別，如：成者書刊掃描儀，可一鍵OCR識(shí)別187種語言，當(dāng)然如果OCR結(jié)果僅用于全文搜索，一般可不必校對(duì)，但要作為正式文檔管理，則需經(jīng)過校對(duì)程序。

五、已有實(shí)體檔案的數(shù)字化處理流程

實(shí)體檔案資料的數(shù)字化工作流程，一般包含以下內(nèi)容：

1）確定檔案資料分類管理架構(gòu)并依管理職責(zé)授權(quán)2）取卷3）檔案資料定義（檔案資料著錄）4）拆卷5）錄入卷內(nèi)文件信息6）掃描、OCR與上傳7）校對(duì)8）封面、目錄打印，案卷重新裝訂并放回檔案資料柜9）審核確認(rèn)等。

六、待歸檔文件的收集與數(shù)字化處理流程

對(duì)于已處理完畢，但還未歸檔的檔案資料材料，其處理流程如下：

1）歸檔材料收集，如有可能，盡量收集到電子文檔2）分類3）檔案定義（檔案著錄）4）錄入卷內(nèi)文件信息5）掃描、OCR與上傳，如有電子文檔，則不一定要掃描紙質(zhì)原文件6）校對(duì)7）封面、目錄打印，案卷裝訂并放入檔案資料柜8）審核確認(rèn)

檔案資料數(shù)字化后，對(duì)于數(shù)字化文件進(jìn)行校正并加蓋歸檔專用的電子印章，固化數(shù)字化文件，應(yīng)該是一種非常好的檔案資料數(shù)字化安全管理措施，建議條件成熟時(shí)采用。另外，二維碼、條形碼與電子標(biāo)簽的應(yīng)用，將有效提高檔案資料管理的科技含量、管理水平與管理效率，建議適時(shí)采用。

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